La figura de la secretaria cada vez está más alejada de las pymes y empresas pequeñas, sin embargo, sigue siendo necesario tomar recados, descolgar el teléfono e incluso atender con ciertas dudas. En este contexto, la externalización de servicios se ha convertido en una práctica común para quienes no pueden crear un puesto que cubra esa necesidad.

¿Qué implica este tipo de servicio externalizado?

Actualmente hay una serie de empresas que ofrecen este tipo de tareas que son definidas por los clientes y que cubren las necesidades concretas con la toma de datos, recados, explicaciones o incluso para agendar las citas. Para las empresas es una ventaja porque supone:

  1. Reducción de costos: ahorrar costos significativos asociados con la contratación de personal a tiempo completo. Los servicios se pueden contratar por horas o según las necesidades, lo que garantiza que las empresas sólo paguen por el tiempo y el trabajo efectuado.
  2. Liberar el tiempo: el quitar las llamadas permite al resto del personal concentrarse en actividades esenciales relacionadas con las labores comerciales, productivas y de venta.
  3. Flexibilidad: Una de las ventajas principales es que se adaptan a flujos de trabajo. En épocas de mayor trabajo o proyectos específicos, se puede aumentar el apoyo administrativo, mientras que en momentos más tranquilos, se puede reducir.

Sin embargo, aunque se piensa para pymes es, sobre todo, útil para autónomos que no pueden estar descolgando continuamente el teléfono. Eso les permite gestionar su tiempo de una forma más eficiente, permitiendo que se agenden sus tareas de una forma más ágil sin interrupciones, delegando tareas administrativas que les frenan.

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Además, son muchos los que reconocen que este tipo de soluciones ofrecen una imagen más profesional con sus clientes y socios comerciales ya que, habitualmente, siempre es la misma persona la que gestiona las agendas de cada cliente.

“El autónomo y la pequeña o mediana empresa necesita, en un contexto de subida de costos, abaratar al menos una parte y esta solución es clave para tener asistencia sin que se disparen los gastos. Adaptar los servicios a las necesidades puede ser clave para que el personal pueda centrarse en sus tareas sin distracciones. Recibir por email las llamadas e ir gestionándolas por orden de prioridad es todo un descubrimiento en las jornadas laborales” explican desde Organizita.