Cierre de año, fin de año, archivo de papeles, de facturas…eso es todo lo que conlleva que llegue el último mes y toque decir adios a todo un ejercicio. Sin embargo, a estas alturas, todo eso debería estar más o menos listo y toca empezar a planificar el que tendría que ser un buen año, el próximo, el 2017.
Aunque parezca prematuro, cuanto antes se empiecen a definir ciertas cosas, mejor. Dependiendo del tipo de empresa, seguramente exista un departamento de compras. Conseguir poner en funcionamiento todo el plan anual de compras no es sencillo, pero si se hace con tiempo suficiente, desde luego, siempre se podrá sacar mejor partido.
La coordinación entre equipos es clave para que este plan tenga efectividad real. Si se planifica a fondo cuáles serán las partidas y necesidades reales a lo largo de los siguientes 12 meses, será una parte de la organización no sólo económica sino logística que permita tener claro a qué se puede acceder en cada momento concreto.
Por otro lado, el buscar un proceso y protocolo estandar de compras también permitirá aunar los esfuerzos de toda la plantilla a la hora de la planificación de compras. Mediante un calendario en el que se puedan realizar los pedidos o incluso una estandarización de productos, el departamento de compras podrá realizar de una manera mucho más efectiva su labor.
Todo esto debe ir encaminado, sin duda, a la reducción de costes, pero siempre que sea factible que la relación entre las peticiones y los presupuestos y partidas destinados en cada momento para cada departamento corporativo. La planificación anual ayuda a tener claro cuáles son los objetivos en términos de gasto también, algo que permite hacer una provisión de fondos y también una organización departamental.
El poder contratar o pedir sin prisa ciertos productos o servicios permite también asegurar la efectividad y estocaje, algo que aunque no parezca necesario en el corto plazo, durante los meses es vital para el buen funcionamiento de las hojas de peticiones. Si se puede adelantar la compra o incluso acogerse a promociones, el departamento correspondiente consigue mejorar su efectividad anual y también su servicio hacia el resto.